7 tips vid rekrytering – guide för process och arbetsintervju

Nu är 2024 här, en tid fylld av möjligheter och potential för företag att växa och utvecklas. Det är ett utmärkt tillfälle att titta närmare på rekryteringsprocessen och hur ni kan förstärka era team med ny, exceptionell talang.

I detta gästinlägg smygstartar Charma sitt samarbete med Adligo, och låter dem dela med sig av sju kraftfulla tips för en framgångsrik rekrytering.

1. Kravprofil

Oavsett om du rekryterar sällan, ofta eller ogärna behöver du börja med det viktigaste – en noggrann kravprofil. För det är i kravprofilen du värderar saker som:

• Vilka kompetenser är nödvändiga för att fylla behoven i din verksamhet

• Vilka ansvarsområden krävs i rollen för att ni som företag ska uppnå era mål?

Gör skillnad på vad som är “nice to have” och “need to have”. I kravprofilen ska det även framgå vilka personliga egenskaper som du anser vara nödvändiga för att lyckas i rollen. Kravprofilen ligger sedan till grund för såväl annons som urval och intervjufrågor.

Behöver du en kravprofil? I Adligos rekryteringsguide kan du hämta en färdig mall.

2. Annonsera

Nu när du fått ner allt på pränt är det dags att hitta kandidater. En bra annons som syns på rätt ställen kommer att ta dig långt. Med avstamp i kravprofilen skapar du en säljande annons som är kortfattad och konkret. Tänk på att:

• Sälja in rollen. Varför ska man arbeta hos just er?

• Varken titel eller rubrik bör innehålla fler än tre ord.

• Dela in annonsen i stycken med underrubriker.

• Skapa punktlistor och varva med stycken.

• Skriv max 500 ord, helst endast 300 – 400 ord.

När du är färdig kan du be någon från den målgrupp du vänder dig till att förhandsgranska annonsen och fundera extra på följande: Är språket och tonaliteten tilltalande? Attraherar din annons rätt personer? Finns det risk att den diskriminerar/utesluter någon?

Därefter väljer du var du ska publicera den. Några exempel är: Blocket jobb, Linkedin, Platsbanken (Arbetsförmedlingen), Indeed, branschspecifika rekryterings-/ nyhetssajter, Facebook, Instagram och andra sociala medier där din målgrupp kan tänkas närvara.

3. Håll kontakten

Du har nu annonserat i två, tre veckor och börjar bli nöjd över ansökningarna. Men risken finns att du förlorar starka kandidater om du inte håller dem uppdaterade om vad som händer.

Försök att tacka nej till sökande som du bedömer som irrelevanta så snart som möjligt.

Tips! Ta AI till hjälp. Vill du ha hjälp att formulera trevliga ”Tack men nej tack-mejl” så kan det vara en utmärkt uppgift för ChatGPT och liknande AI-verktyg.

Till sökande som är intressanta bör du skriva ett mejl och berätta var ni befinner er i processen och när de kan räkna med återkoppling.

Att vårda relationen med kandidater är att måna om ert varumärke. Behandla alla sökande med respekt och återkoppla hellre en gång för mycket än inte alls.

4. Urval

Förhoppningsvis har du ett system där du hanterar personuppgifter. På grund av den allmänna dataskyddsförordningen GDPR är det sedan flera år tillbaka inte okej att spara CV:n på din dators skrivbord. Det är faktiskt inte ens tillåtet att ta emot ansökningar per mejl i samband med rekrytering. Dessutom är det enklare att administrera och hålla koll på ansökningar via ett så kallat ATS (Applicant Tracking System).

Nu är det återigen dags att luta sig mot kravprofilen. Vad är det ni faktiskt behöver för kompetens för rollen? Håll fokus på just kompetens och försök att vara medveten om dina egna fördomar.

Det är mänskligt att snabbt dra förhastade slutsatser utifrån någons namn, utseende, antal korta anställningar eller val av skolor. Men försök att skjuta dessa åt sidan och fråga dig själv: baserat på CV:t, har den här personen den kompetens vi söker?

Vår magkänsla är inte alltid pålitlig och kan baseras på tidigare erfarenheter som gör att vi går miste om vassa kandidater.

5. Intervjudags

Det första du bör landa i är hur många intervjusteg processen kräver.

Hur mycket tid och resurser du har till ditt förfogande samt rollens komplexitet spelar förstås in. Tre tycks dock vara ett magiskt nummer som du kan använda som riktmärke i samband med rekrytering.

Men om din bransch är väldigt konkurrensutsatt, och kandidaterna har många alternativ, kan det vara en bra idé att kalla fler kandidater till intervju. Är branschen mindre konkurrensutsatt kan du vara mer selektiv med ditt kandidaturval.

Arbetsintervjun

1. Förbered dig genom att läsa igenom kandidatens CV i förväg. Försök förstå vilka kvalifikationer och erfarenheter de har som gör dem intressanta för rollen.

2. Välkomnande inledning. Börja med en vänlig och professionell hälsning för att skapa en välkomnande atmosfär. Presentera kort dig själv och företaget och förklara intervjuns upplägg. Berätta gärna för kandidaten om det är okej att avbryta med frågor eller om du föredrar att ni tar det i slutet av intervjun.

3. Ställ kompetensbaserade frågor. Fråga om specifika situationer från deras tidigare arbete. Dessa situationer visar på de färdigheter och egenskaper som är relevanta för den aktuella rollen. Till exempel: ”Kan du berätta om ett tillfälle då du hanterade en konflikt på arbetsplatsen?” eller “Kan du ge ett exempel på en uppgift som krävde att du hanterade stora mängder data?”. Utgå från kravprofilen och använd dig gärna av AI för att formulera kompetensbaserade frågor som kan hjälpa dig bedöma kandidatens förmågor. Frågorna ska vara valda på förhand och ställas till samtliga kandidater för att få en så rättvis process som möjligt. Om du dessutom betygsätter svaren kommer det vara lättare för dig att gå tillbaka och bedöma kandidaternas kompetens och jämföra dem med varandra.

4. Förklaring av rollen. Ge en detaljerad beskrivning av den lediga tjänsten, inklusive ansvar, förväntningar och rapporteringslinjer. Se till att kandidaten har en klar bild av vad rollen innebär.

5. Tid för frågor. Ge kandidaten möjlighet att ställa frågor om företaget, teamet och rollen. Det hjälper dig att bedöma dennes intresse och ger även insikt i vad som är viktigt för respektive kandidat.

6. Avslutningsvis berättar du om nästa steg. Vad händer om kandidaten går vidare? När kommer han eller hon att få återkoppling om pågående rekrytering?

Kom ihåg att den första intervjun inte behöver täcka allt. Det är främst en möjlighet att skapa en initial bedömning av kandidaterna och introducera dem till företaget. Ytterligare intervjuer och steg kan vara nödvändiga för att göra en mer heltäckande bedömning.

Tips! För att ta reda på en kandidats motivation och förståelse för rollen kan du inleda med att fråga varför kandidaten sökt just denna roll. Tidigare kompetenser och erfarenheter som kandidaten kommer att ha nytta av i den här rollen är också värt att fråga om.

6. Återkoppling & vidarekoppling

Du har nu valt en kandidat som du vill gå vidare med. Här kan Adligo hjälpa dig med att skapa ett kontrakt.

Glöm inte att vara transparent i din återkoppling till kandidaten. De kandidater som du intervjuat som inte gått vidare ringer du och tackar nej till.

Om du har följt alla steg så kommer det underlätta för dig att motivera ditt val till de som inte gick vidare.

Ladda ner Adligos rekryteringsguide

7. Början på något nytt

Äntligen är din slutkandidat på kroken och förhoppningsvis har ni skrivit på avtal och är överens. Men det tar inte slut här, tvärtom. Nu gäller det att fortsätta göra ett gott intryck och ge den nya medarbetaren en riktigt bra start.

Du har säkert hört talas om onboarding där en ny medarbetare välkomnas och introduceras till organisationen och teamet. Onboarding börjar vanligtvis på den första arbetsdagen och kan ta allt från några dagar till flera månader beroende på yrke och medarbetarens behov av introduktion. Målet med onboarding är att ge medarbetaren de bästa förutsättningarna för att bli bra på sitt jobb och komma in i arbetskulturen.

Men innan din medarbetare är på plats börjar preboardingen. Denna process äger rum innan din nya medarbetare officiellt börjar sin anställning hos er. Med preboarding krattar du manegen för att din nya medarbetare så smidigt som möjligt ska komma in i företaget och sin nya roll.

Det kan exempelvis handla om att tillhandahålla nödvändig information som gör den första arbetsdagen lite lättare. Preboarding ska skapa en positiv första upplevelse och känsla av engagemang innan den faktiska anställningen börjar. Men hur gör jag då, frågar du dig kanske?

Preboardingen

1. Välkomstmeddelanden: Skicka välkomstmeddelanden, kanske med en personlig hälsning från den kommande chefen eller teamet. Varför inte skicka över en “snart är du här”-present? Charmas gåvokort är en utmärkt gåva då mottagaren får möjlighet att välja en produkt på egen hand. Dessutom kan ni skriva en personlig hälsning och sätta företagets logotyp på kortet. Ett välkomst-kort och present i ett helt enkelt!

   

   Charmas gåvokort är en perfekt välkomst-gåva till er nyanställda!

2. Administrativa nödvändigheter: Hjälp den nyanställda att förbereda dokument, skapa inloggningsuppgifter för system i förväg och anmäla konto för löneutbetalning.

3. Presentation av företaget: Berätta gärna om företagets historia, värderingar, kultur och arbetsmiljö för att ge en förståelse för den nya arbetsplatsen. Här har du chansen att etablera en känsla för den kultur ni har, eller vill ha, på er arbetsplats.

4. Presentation av de nya kollegorna: Bjud in till olika sociala aktiviteter eller mejla introduktioner av de närmaste kollegorna genom e-post. Berätta om ni är aktiva på sociala medier och skicka information om interna SoMe-grupper om ni har sådana.

Lycka till med din rekrytering

Med en genomtänkt rekryteringsprocess kan du få din drömkandidat på plats.

Att försörja er organisation med rätt kompetens är en av de viktigaste ingredienserna för att nå de mål som ni satt upp. Så glöm inte bort att ta tillvara på de som valt att arbeta hos er. Att visa uppskattning för medarbetare är nämligen inte bara en trevlig gest, utan det är också en strategi för att skapa en positiv arbetsmiljö. Ta hjälp av Charma för att hitta gåvor som passar era medarbetare!